Powerpoint on asiantuntijoiden suosikkityökalu, mutta vanhaa kunnon Wordia ei pidä unohtaa

Powerpoint tuntuu olevan nykyään monen asiantuntijan suosikki. Viestijän näkökulmasta joskus jopa liikaakin, sillä välillä PP:llä yritetään tehdä asioita, joihin se ei oikein taivu. Silloin viesti menee helposti ohi ja viestijää surettaa asiantuntijan puolesta.

Ajatus bloggaukseen lähti tilanteista, joissa Powerpointin ja Wordin käyttö ovat sekoittuneet toisiinsa. Esimerkkitapaus voisi olla se, kun Powerpointilla yritetään tehdä tekstinkäsittelyä ja joskus jopa laajoja raportteja.

Office 365 -maailmassa toimiva viestijä parahtaa silloin, että eihän ruuviakaan isketä vasaralla! Laaja sovellusvalikoima mahdollistaa kyllä tilanteeseen sopivan välineen käyttämisen. Valinta perustyökalujen välillä kuuluu myös asiantuntijan viestintätaitoihin.

Wordissa laajat kokonaisuudet ja Powerpointissa asian ydin

Asiantuntijatyössä on yleensä tarvetta sekä Word-raporteille että Powerpoint-esityksille samasta aiheesta. Saatetaan luulla, että jos raportit tehdään suoraan Powerpointilla, niin silloin ei tarvitse tehdä dioja erikseen.

Metsäänhän tällöin mennään. Pääsääntö on, että Powerpoint-dioihin koostetaan vain raportin pääkohdat –yleensä suullisen esitelmän tueksi. Powerpointin avulla on hyvä iskostaa yleisön mieliin raportin tärkeimmät kohdat visualisointeja hyödyntäen.

Varsinainen raportti on Word-tiedostona linkin takana heitä varten, jotka haluavat ja ehtivät sen lukea. Usein tilanne on se, että jokaisen ei tarvitse lukea raporttia, mutta kaikilla pitäisi olla kuitenkin jokin yleiskäsitys raportin sisällöstä. Tähän tavoitteeseen päästään tehokkaalla Powerpoint-esityksellä. Siksi esitys ja raportti kannattaa tehdä aina erikseen.

Esitystilanteessa kuunnellaan puhujaa

Väärä toimintatapa iskee nilkoille viimeistään esitystilanteessa. Mitä iloa yleisölle on esitysdioista, jotka sisältävät koko raportin? Paljon tekstiä sisältäviä dioista pääpointit eivät löydy ja esittäjä todennäköisesti joutuu hyppimään vähemmän tärkeiden diojen yli.

Lisäksi yleisö yrittää saada pienestä präntistä vimmatusti selvää, jolloin he eivät enää kuuntele puhujaa. Näin esityksen arvo kuulijalle jää vähäiseksi. Ja tämä vain sen vuoksi, että työnjako Wordin ja Powerpointin välillä on pielessä.

Ihmiselle on luonnollista kuunnella ja katsella toista ihmistä. Kun esitetään, keskitytään puhumaan ja käytetään selkeitä Powerpoint-dioja. Ne eivät varasta show’ta, vaan tukevat esiintyjää.

Vielä kolme pointtia…

Asiantuntijan tehtävä on ajatella ja jalostaa tietoa. Tiivistämiseen ja ajattelun selkeyttämiseen Powerpoint on mahtityökalu. Raportin tiivistäminen selkeäksi esitykseksi voi auttaa kokonaisuuden hahmottamisessa ja viedä työtä eteenpäin. Siksipä raportista kannattaakin tehdä erillinen diaesitys, jonka lähtökohta on juuri yleisön palveleminen. Näkökulman muuttuessa voi syntyä uusia ideoita.

Jos tekee koko raportin Powerpointiin ja perustelee sitä ajansäästöllä, huijaa vain itseään. Kun tieto ei ole tiivistettyä ja selkeää, jokainen työyhteisön jäsen joutuu käyttämään aikaansa pääpointtien etsimiseen. Peruste on muutenkin huono, koska ajansäästöä pitää ajatella koko työyhteisön kannalta. Se, että asiantuntija säästää tunnin omaa aikaansa ja tuhlaa sata tuntia työyhteisön aikaa, ei ole ajansäästöä. Se on lyhytnäköisyyttä ja itsekkyyttä. Puhumattakaan siitä, että Powerpointissa tekstin muokkaaminen on jo lähtökohtaisesti hitaampaa kuin Wordissa.

Yksi syy Powerpointin laajentuneelle käytölle voi olla se, että asioita esitellään paljon projektoreilla tai isoilla näytöillä. Tämä saattaa ohjata helposti Powerpointin käyttöön. Myös Wordilla pystyy näyttämään asioita lähes yhtä kätevästi. Työkalurivit eli valintanauhan voi piilottaa ja ohjelmassa on myös lukutila-toiminto.